In programma 0 Bestuur en ondersteuning komen de doelen, activiteiten en mijlpalen aan de orde wat betreft bestuur, organisatie en dienstverlening. De paragraaf bedrijfsvoering geeft aanvullende informatie of gaat in op zaken die niet in programma 0 aan de orde komen.

Ambtelijke samenwerking met Heemstede
Al een geruim aantal jaren werken de ambtelijke organisaties van Heemstede en Bloemendaal samen. De samenwerking met Hemstede heeft als doel om ook in de toekomst voldoende robuust en sterk te blijven. Een aantal bedrijfsvoeringteams en de teams Handhaving zijn vervlochten, dat wil zeggen dat medewerkers wel in dienst blijven bij de ‘eigen’ gemeente maar ook werkzaamheden verrichten voor de andere gemeente. Daarbij aangestuurd door één leidinggevende namens Heemstede en Bloemendaal. Processen en systemen worden verder geharmoniseerd, dit bevordert soepele samenwerking. Bij wijzigingen (organisatie en/of vacatures) geldt de afspraak ‘Bloemendaal – Heemstede tenzij‘.
Het is nu aan de Raad om de kaders te bepalen in hoeverre verdere samenwerking gewenst is en met welke kaders. Hiervoor organiseren we ter ondersteuning voor eind 2018 een informatiebijeenkomst met de beide raden.

Regionale Samenwerking

In 2017 is de nota ‘Grip op Samenwerking’ door de raad vastgesteld. Er is er een toetsingskader beschikbaar om begrotingen en jaarverslagen te toetsen, ook zijn de rollen en verantwoordelijkheden benoemd. Beslispunt B van de nota stelt dat er meer samenwerking word gezocht met onze partners in Zuid-Kennemerland. Door gezamenlijke belangen te benoemen worden regionale opgaven effectiever aangepakt  (en waar nodig binnen MRA ingebracht).

Organisatieontwikkeling
De organisatieontwikkeling is gericht op het toekomstproof houden van de organisatie. Een veranderende samenleving, digitalisering, nieuwe taken en de positie in de regio, zijn daarbij de belangrijkste componenten. We gaan daarbij verder op de lijn zoals opgenomen in het Strategisch HRM-beleid 2017 – 2020. Daarin is de ambitie opgenomen dat inwoners van Bloemendaal de organisatie typeren als:

• Dichtbij haar inwoners: aanwezig in de Bloemendaalse samenleving;
• Omgevingsbewust: weten wat er zich binnen de samenleving afspeelt, welke belangen er zijn en dat de basis laten zijn voor haar handelen;
• Begrip & vertrouwen: vanuit deze basishouding onze inwoners tegemoet treden;
• Communicatief: goed luisteren en duidelijk zijn in wat onze bedoeling is;
• Wendbaar: weten mee te bewegen in wisselende situaties en omstandigheden;
• Innovatief: op zoek naar ‘beter’ en onbetreden paden waar de samenleving nog meer mee gediend is;
• Digitaal – 24/7 alles online beschikbaar en al je zaken direct kunnen regelen.

Dit vereist een hoge mate vanintegraliteit en flexibiliteit bij het organiseren van het werk.

Met de leergang “Open je Blik’ zijn medewerkers bewust gemaakt welke houding en gedrag naar de samenleving wenselijk is. Ook is het projectmatig werken versterkt; dit helpt bij het integraal werken vanuit de diverse vakdisciplines en maakt de rollen duidelijk. Deze trajecten zullen verder worden verdiept. Dit zijn ook ingrediënten die ons gaan helpen in onze ambitie om integraliteit meer tot uitdrukking te brengen door het werk meer te organiseren rondom opgaves waarvoor wij ons als gemeente gesteld zien. Ook wel bekend onder de noemer ‘opgavegericht werken / sturen’. We willen daarmee bereiken dat kennis, competenties en talenten van medewerkers (over organisatie- en functiegrenzen heen) leidend zijn bij het organiseren van werk. Waar mogelijk gaan we daarmee experimenteren. In deze organisatorisch veranderende context zullen we ervoor zorgen dat de bedrijfsvoering haar betrouwbare fundament behoudt en verder versterkt wordt zodat de vereiste verantwoording naar alle relevante partijen geborgd blijft.
Zoals in de bestuurlijk vastgestelde nota Strategisch HRM 2017 – 2020 beschreven, gaan we voor wat betreft de personele bezetting uit van een stevige, vaste kern aan medewerkers met daar om heen een schil aan medewerkers (o.a. ZZP ‘ers) waarover incidenteel op ad-hoc basis kan worden beschikt. Het doel van de flexibele schil is om specifieke kennis te kunnen inzetten, piek- en dalbelasting op te vangen, bestuurlijke prioriteiten te faciliteren.

Wij willen ook sterk (blijven) inzetten op de innovatie van eigen werkmethoden en werkprocessen. Door meer en slimmer de digitale en technologische mogelijkheden te benutten. Dat komt onze dienstverlening ten goede en helpt ons om capaciteit vrij te maken voor veranderende prioriteiten in de personele inzet.
Tot slot willen wij accent leggen op de participatie van medewerkers bij het vorm en inhoud geven van de organisatieontwikkeling. De participerende manier van werken die wij naar buiten toe van onze medewerkers vragen, moet ook voor henzelf herkenbaar zijn binnen de organisatie. Wij willen met digitale middelen (bijv. een participatie-app) experimenteren hoe we medewerkersparticipatie kunnen verbreden en versterken.

Personeel en HRM-beleid
Ook hierbij is het strategisch HRM-beleid voor de periode 2017 tot en met 2020 leidend. Wij zien ons op het gebied van mens en organisatie voor de volgende opgaven gesteld:

• borgen van de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers
• instroom gebruiken en/of vergroten om tot verjonging te komen;
• bij het proces gericht op het toekomstproof maken en houden van de organisatie, ervoor zorgen dat de kwaliteit geborgd blijft;
• bieden van voldoende perspectief voor medewerkers bij gevolgen van digitalisering;
• aantrekkelijk zijn als werkgever om bij de werving van vacatures voldoende te kunnen meedingen op de arbeidsmarkt met toenemende schaarste.

Op basis hiervan gaan we in 2019 met voorrang aandacht geven aan:

• versterken digitale vaardigheden van medewerkers;
• voorbereiden van de implementatie van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren per 1 januari 2020. Het gaat om een technische operatie met als kern dat het private arbeidsrecht van toepassing wordt op de arbeidsrelatie tussen ambtenaar en overheidswerkgever;
• ons wervingskracht versterken op de krappe arbeidsmarkt. Bij P&O gaan we binnen de huidige formatie hier ook een functie voor vrij maken;
• de inzet van een trainee (via de MRA-pool) die onder andere als opdracht heeft om in kaart te brengen hoe regionale samenwerking nu verloopt en waar kansen liggen;
• in het najaar van 2018 wordt de regeling generatiepact geëvalueerd, afhankelijk daarvan bekijken wij of aanvullende maatregelen om tot verdere verjonging te komen in 2019 gewenst zijn.

Gemeenschappelijke Regeling IT (GRIT)
Vanaf 1 januari 2016 is de lichte gemeenschappelijke regeling GRIT (samenwerking met gemeente Bloemendaal) van start gegaan. De gemeente Bloemendaal neemt afgerond 46% van de GRIT kosten voor zijn rekening en Heemstede de resterende 54%.

In opdracht van het management is in 2017 is door het bureau Gateway van met Ministerie van BiZa onderzoek uitgevoerd naar het functioneren van GRIT. Één van de aanbevelingen, was om een onderzoek te starten naar de mogelijkheid van outsourcing van ICT beheertaken. Door outsourcing moet worden gewaarborgd dat:

• de bedrijfsvoering van onze gemeentelijke organisatie professioneel in bedrijf blijft, nu en in de toekomst, en dat risico’s zo beperkt mogelijk zijn.
• aan de hele organisatie 24/7-service wordt verleend;
• een continue monitoring van onze gehele ICT infrastructuur plaatsvindt;
• de personele kwetsbaarheid wordt verminderd;
• specialistische kennis zowel met betrekking tot technisch beheer als technisch applicatiebeheer is geborgd.

Dit heeft erin geresulteerd dat in 2018 een Europese aanbesteding is gestart om ICT beheertaken te outsourcen naar een externe partner. Volgens planning wordt hiervoor begin 2019 het gunningsbesluit genomen en wordt in het tweede kwartaal 2019 gestart met de transitie van beheertaken naar een externe partij. Deze transitie zal in 2019 leiden tot incidentele extra kosten.
Voor het ICT beheer wordt een samenwerking voor minimaal vier jaar aangegaan. GRIT gaat vanaf 2019 verder als een afgeslankte regieorganisatie. Deze nieuwe regieorganisatie komt onder leiding te staan van een ICT regisseur. Deze “regisseur” zal als kwartiermaker betrokken zijn bij het proces van aanbesteding, de transitiefase en de inrichting van het nieuwe GRIT.

Informatisering
Informatisering valt samen met GRIT onder het programma Digitalisering. Het team Informatisering Bloemendaal werkt als één team samen met het team Informatisering Heemstede. De financiën zijn nog gescheiden. De uitvoering van het informatiebeleidsplan is in volle gang. De formatie is inmiddels op orde.

De grootste uitdaging is de invoering van het systeem voor zaakgericht werken Mozard en het uitfaseren van Corsa (in Heemstede Verseon). De invoering is uitgesteld omdat het noodzakelijk is eerst de omgevingen van beide gemeenten samen te voegen. De uitrol van Mozard in Heemstede kost o.a. extra tijd en geld vanwege de eisen die gesteld worden aan de inrichting van het bestuurlijk proces. Het beheer van een dergelijk systeem, dat op alle niveaus geheel door de gemeente moet worden ingericht, wordt onderschat. Na uitrol zal a.g.v. doorontwikkeling en aanpassing van processen Mozard intensief beheer blijven vragen.

Ombuigingen
Sinds 2011 zijn er ombuigingsvoorstellen ingevoerd en is er richting gegeven aan verdere taakstellingen en bezuinigingen. Er is reeds voor ca. € 3,5 miljoen omgebogen waarvan het grootste deel is bespaard door de ambtelijke organisatie. Er resteert een taakstelling van € 89.447.